Modèle registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est obligatoire dès le 1er salarié. Découvrez les mentions obligatoires, les sanctions encourues et téléchargez notre modèle gratuit.

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Registre unique du personnel

Qu’est-ce qu’un registre unique du personnel et pourquoi est-il obligatoire ?

Le registre unique du personnel est un document administratif que tout employeur doit obligatoirement tenir pour assurer la traçabilité des effectifs. Conformément à l’article L1221-13 du Code du travail, ce registre devient impératif dès l'embauche du premier salarié. Il sert de preuve de transparence et constitue le premier rempart contre le travail dissimulé.

Ce document doit être conservé au sein de l'établissement et mis à la disposition de l'inspection du travail et des représentants du personnel à tout moment. En cas de pluralité d'établissements, l'employeur doit établir un registre unique du personnel distinct pour chaque site géographique.

Quelles entreprises sont concernées par le registre unique du personnel ?

La quasi-totalité des structures juridiques est soumise à l'obligation de tenir un registre unique du personnel. Cependant, le législateur prévoit deux exceptions notables :

Les particuliers employeurs : Pour l'emploi de personnel à domicile (garde d'enfants, aide ménagère).
Les associations : Uniquement lorsqu'elles utilisent le dispositif du Chèque Emploi Associatif (CEA).

Pour toutes les autres entités (TPE, PME, GE), l'absence de ce registre lors d'un contrôle peut entraîner des sanctions pénales lourdes, notamment une amende pouvant atteindre 750 € par salarié concerné.

Les mentions obligatoires du registre unique du personnel expliquées :

Principe 1 : L'identification précise des salariés dans le registre unique du personnel

Pour chaque collaborateur, le registre unique du personnel doit mentionner de façon indélébile :

Le nom et les prénoms.
Le sexe et la nationalité.
La date de naissance.

Principe 2 : Les détails du contrat dans le registre unique du personnel

L'employeur doit préciser la nature de la relation contractuelle. Cela inclut l'emploi occupé, la qualification (diplôme ou échelon), ainsi que les dates d'entrée et de sortie définitives de l'entreprise.

⚠️ Règle d'or Les mentions doivent être portées sur le registre unique du personnel au moment même de l'embauche. L'ordre d'inscription doit correspondre scrupuleusement à l'ordre chronologique des arrivées.

Principe 3 : Le cas spécifique des stagiaires dans le registre unique du personnel

Bien qu'ils n'aient pas le statut de salarié, les stagiaires doivent figurer dans une partie spécifique du registre unique du personnel. Vous devez y noter :

Les dates de début et de fin de stage.
L'identité du tuteur désigné.
Le lieu d'exécution du stage.

Principe 4 : Le suivi des travailleurs étrangers dans le registre unique du personnel

Pour les salariés de nationalité étrangère soumis à autorisation de travail, le registre unique du personnel doit impérativement mentionner le type et le numéro d'ordre du titre de séjour valant autorisation de travail.

Principe 5 : Travailleurs temporaires et mis à disposition dans le registre unique du personnel

Si vous faites appel à l'intérim ou à un groupement d'employeurs, le registre unique du personnel doit indiquer le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire (ETT) ou du groupement prêteur.

Principe 6 : La conservation des données du registre unique du personnel

Les informations concernant un salarié doivent être conservées dans le registre unique du personnel pendant un délai de 5 ans après la date de son départ de l'entreprise.

Télécharger un modèle de registre unique du personnel en PDF ou Excel

À quoi sert ce document gratuit :

Centraliser les mouvements d'effectifs (entrées/sorties) de manière conforme au Code du travail.
Sécuriser votre entreprise face aux contrôles de l'URSSAF ou de l'inspection du travail.
Faciliter le pilotage de vos ressources humaines au quotidien.

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Aujourd'hui, la tenue manuelle sur papier devient obsolète. Utiliser un logiciel SIRH permet de générer automatiquement votre registre unique du personnel à chaque nouvelle embauche.

Les outils gratuits de SideCare intègrent cette fonctionnalité, vous garantissant une mise à jour en temps réel et une sauvegarde sécurisée de vos données sociales.

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Modèle registre du personnel

19/04/2022

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Les obligations légales à respecter

Avez-vous complété votre DUE ?

La Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) est un écrit par lequel l’employeur s’engage à accorder aux salariés un avantage supplémentaire par rapport à ce que prévoient les accords collectifs ou les contrats de travail (primes, jours de congés…).
Ce type de décision ne donne, en principe, pas lieu à une négociation avec les représentants du personnel, ni à un référendum auprès des salariés.
Les dispositions de la DUE n’engagent que l’employeur sans mettre d’obligations à la charge des salariés. Elles ne peuvent pas être moins favorables au salarié que les lois, règlements et accords collectifs et contrats de travail.

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Avez-vous complété le DUER ?

L'employeur doit élaborer et tenir à jour un Document unique d'évaluation des risques (DUER) qui recense l'ensemble des risques pour la santé et la sécurité du personnel dans l'entreprise.
Instauré en 2001, ce document est obligatoire dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité.
L’employeur doit informer les salariés par affichage dans l'entreprise du lieu de consultation du document.

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Affichages obligatoires sur le lieu de travail

L'employeur a l'obligation d'afficher certaines informations dans des lieux facilement accessibles aux salariés, sous peine de sanctions pénales. Exemples : Horaires collectifs de travail, repos hebdomadaire, dérogations aux horaires de travail, ordre des départs en congés, inspection du travail, etc.

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Mise en place d'un règlement intérieur

La mise en place d’un règlement intérieur (RI) est obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus. Le règlement intérieur est un document écrit par l'employeur, qui liste les droits et obligations des salariés dans l'entreprise. Il porte limitativement sur :

La réglementation en matière d'hygiène et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement.
Les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.
Il énonce également les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, ainsi qu'à l'égalité professionnelle, aux agissements sexistes et aux harcèlements moral et sexuel.
Toute clause ne relevant pas de ces domaines exclusifs ou contraire aux lois, règlements et dispositions conventionnelles, doit être écartée.

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En France, l’environnement réglementaire et législatif des entreprises est en constante évolution. Or, les petites et moyennes entreprises (TPE / PME) n’ont pas souvent les compétences juridiques nécessaires pour y faire face. Elles sont donc particulièrement exposées aux risques financiers et juridiques.

En effet, un contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail peut se chiffrer en milliers d’euros de pénalités et redressement. De telles sommes peuvent mettre en péril l’avenir d’une entreprise simplement pour des erreurs non décelées ou considérées comme secondaires. Une mutuelle collective non souscrite, ou une pièce justificative manquante (dispense salariée par exemple), sont des erreurs courantes qui peuvent coûter cher.

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