Note de frais grand déplacement Syntec

Modèle note de frais grand déplacement conforme Syntec — Barèmes 2026, nuit hôtel, repas, transports, indemnités forfaitaires

9,8/10

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Encadrez le remboursement des frais de mission lointaine de vos collaborateurs conformément aux exigences Urssaf et Syntec.

Les métiers du conseil et de l'ingénierie impliquent de fréquents déplacements professionnels sur les sites des clients. Lorsque la distance empêche le salarié de regagner son domicile quotidiennement, la situation est qualifiée de grand déplacement. La convention collective Syntec impose un cadre d'indemnisation strict pour couvrir les frais de repas et de logement.

Qu'est-ce qu'une Note de frais grand déplacement Syntec ?

C'est le document justificatif ou le barème forfaitaire qui comptabilise les dépenses engagées par un salarié en mission lointaine. Un déplacement est juridiquement considéré comme un "grand déplacement" si la distance séparant le domicile du lieu de la mission est supérieure ou égale à 50 kilomètres (et que les transports en commun ne permettent pas de faire le trajet en moins de 1h30).

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Remboursement au réel ou au forfait ?

L'employeur peut choisir d'indemniser le salarié soit sur présentation de ses justificatifs réels (factures d'hôtel, tickets de restaurant), soit par le versement d'allocations forfaitaires calquées sur les barèmes d'exonération de l'Urssaf.

Les éléments constitutifs du grand déplacement

La prise en charge des frais professionnels doit couvrir trois postes budgétaires majeurs lors de l'établissement de la note de frais :

Poste de dépense	Règle de prise en charge Syntec	Plafonds d'exonération Urssaf 2026
Frais de repas (Midi / Soir)	Compensation obligatoire des repas pris hors domicile	Selon barème forfaitaire national
Logement & Découcher	Prise en charge de la nuit d'hôtel et du petit-déjeuner	Plafond majoré pour Paris / Petite Couronne
Transport initial / retour	Remboursement des billets de train, d'avion ou indemnités kilométriques	Exonéré sur base du barème fiscal

Foire Aux Questions (FAQ)

💡 Le salarié peut-il refuser un grand déplacement ?

Non, si le contrat de travail intègre une clause de mobilité légale et valide, le grand déplacement fait partie des obligations d'exécution des missions confiées, sauf situation personnelle exceptionnelle ou impérieuse.

💡 Les indemnités forfaitaires de grand déplacement sont-elles soumises à cotisations ?

Non, elles sont totalement exonérées de charges sociales et d'impôt sur le revenu à la condition stricte que les forfaits versés respectent les plafonds limites définis annuellement par l'Urssaf.

"Une politique interne de gestion des frais claire et conforme aux barèmes Syntec protège l'entreprise contre les redressements de cotisations sur frais professionnels."
Pôle Comptabilité & Fiscalité SideCare

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Note de frais grand déplacement Syntec

04/06/2026

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Les obligations légales à respecter

Avez-vous complété votre DUE ?

La Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) est un écrit par lequel l’employeur s’engage à accorder aux salariés un avantage supplémentaire par rapport à ce que prévoient les accords collectifs ou les contrats de travail (primes, jours de congés…).
Ce type de décision ne donne, en principe, pas lieu à une négociation avec les représentants du personnel, ni à un référendum auprès des salariés.
Les dispositions de la DUE n’engagent que l’employeur sans mettre d’obligations à la charge des salariés. Elles ne peuvent pas être moins favorables au salarié que les lois, règlements et accords collectifs et contrats de travail.

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Avez-vous complété le DUER ?

L'employeur doit élaborer et tenir à jour un Document unique d'évaluation des risques (DUER) qui recense l'ensemble des risques pour la santé et la sécurité du personnel dans l'entreprise.
Instauré en 2001, ce document est obligatoire dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité.
L’employeur doit informer les salariés par affichage dans l'entreprise du lieu de consultation du document.

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Affichages obligatoires sur le lieu de travail

L'employeur a l'obligation d'afficher certaines informations dans des lieux facilement accessibles aux salariés, sous peine de sanctions pénales. Exemples : Horaires collectifs de travail, repos hebdomadaire, dérogations aux horaires de travail, ordre des départs en congés, inspection du travail, etc.

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Mise en place d'un règlement intérieur

La mise en place d’un règlement intérieur (RI) est obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus. Le règlement intérieur est un document écrit par l'employeur, qui liste les droits et obligations des salariés dans l'entreprise. Il porte limitativement sur :

La réglementation en matière d'hygiène et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement.
Les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.
Il énonce également les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, ainsi qu'à l'égalité professionnelle, aux agissements sexistes et aux harcèlements moral et sexuel.
Toute clause ne relevant pas de ces domaines exclusifs ou contraire aux lois, règlements et dispositions conventionnelles, doit être écartée.

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En France, l’environnement réglementaire et législatif des entreprises est en constante évolution. Or, les petites et moyennes entreprises (TPE / PME) n’ont pas souvent les compétences juridiques nécessaires pour y faire face. Elles sont donc particulièrement exposées aux risques financiers et juridiques.

En effet, un contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail peut se chiffrer en milliers d’euros de pénalités et redressement. De telles sommes peuvent mettre en péril l’avenir d’une entreprise simplement pour des erreurs non décelées ou considérées comme secondaires. Une mutuelle collective non souscrite, ou une pièce justificative manquante (dispense salariée par exemple), sont des erreurs courantes qui peuvent coûter cher.

C’est donc un enjeu clé pour les TPE / PME sur lequel la plateforme SideCare peut apporter une aide précieuse. Sans remplacer le travail d’un juriste d’entreprise, la plateforme SideCare vous liste les éléments qui sont obligatoires (assurances, documents) et vous aide à entrer en conformité. Enfin, SideCare permet de regrouper tous vos salariés sur sa plateforme et vous permet de suivre les affiliations et les dispenses mais également la gestion de l'onboarding, offboarding, des absences et de tous les éléments variables de paie. Commencez par vous créer un compte pour accéder à notre plateforme. C’est un service gratuit et sans engagement.

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