21/07/2022
Vous calculez à chaque fois le montant de vos indemnités kilom...
Tableau calcul indémnité kilométrique
Apprenez à maîtriser le calcul indemnité kilométrique pour vos frais professionnels. Téléchargez notre modèle Excel gratuit et découvrez le barème officiel.
SideCare vous propose de profiter de ses différents modules SIRH.
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Indemnités kilométriques
Le calcul indemnité kilométrique est un sujet incontournable pour les salariés, indépendants et chefs d’entreprise qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ce mécanisme, aussi appelé défraiement kilométrique ou calcul IK, permet de compenser les dépenses liées à vos déplacements professionnels : carburant, usure du véhicule, assurance et entretien.
Mais concrètement, comment fonctionne ce calcul des indemnités kilométriques ? Quel est le barème fiscal à appliquer selon votre véhicule ? Et surtout, comment éviter les erreurs de calcul tout en maximisant votre remboursement ? Dans ce guide complet, nous répondrons à toutes ces questions… avec des exemples pratiques et un modèle Excel gratuit à télécharger !
A quoi sert un tableau de calcul kilométrique ?
Un tableau de calcul kilométrique est bien plus qu’un simple outil Excel. Il vous aide à suivre vos déplacements professionnels, à calculer précisément vos frais kilométriques et à préparer votre déclaration de revenus. En quelques clics, vous obtenez le montant exact de vos indemnités kilométriques à déclarer à votre employeur ou à l’administration fiscale.
En pratique, deux politiques existent dans les entreprises :
- Le forfait fixe : chaque mois, vous percevez un remboursement standard, quel que soit le nombre de kilomètres parcourus.
- Le calcul réel : chaque trajet est pris en compte selon le barème kilométrique officiel publié par l’administration fiscale, ajusté à la puissance fiscale (en chevaux fiscaux) de votre véhicule.
⚠️ Important : Le barème kilométrique dépend à la fois de la puissance du véhicule (de 3 à 7 CV ou plus) et du nombre de kilomètres effectués sur l’année. Les frais de péage, parkings ou amendes ne sont pas inclus dans le calcul des indemnités kilométriques.
Comment faire un calcul d’indemnité kilométrique précis ?
Pour réaliser un calcul d’indemnité kilométrique juste et conforme, il suffit de multiplier la distance parcourue par le coefficient correspondant à votre véhicule dans le barème fiscal. Par exemple, pour un véhicule de 5 CV ayant parcouru 10 000 km, le calcul se base sur la formule officielle :
IK = (Distance x Coefficient) + Montant fixe selon barème
Chaque année, l’administration publie un nouveau barème tenant compte de l’évolution du prix des carburants et du coût de l’entretien. Il est donc essentiel de consulter le barème 2024 avant de remplir votre note de frais.
Si vous utilisez plusieurs véhicules, séparez vos calculs par type de voiture afin d’obtenir un résultat fiable. Ce suivi rigoureux vous permettra également de justifier vos frais en cas de contrôle fiscal.
Quels sont les avantages du calcul d’indemnité kilométrique ?
Le calcul indemnité kilométrique présente plusieurs atouts majeurs :
- Il optimise vos remboursements professionnels en évitant la sous-évaluation de vos frais.
- Il simplifie vos déclarations fiscales grâce à un cadre légal clair et transparent.
- Il permet d’économiser du temps en automatisant le suivi de vos trajets via un modèle Excel ou un logiciel dédié.
- Et surtout, il garantit une équité entre salariés : chacun est remboursé selon la même règle, peu importe le véhicule utilisé.
Un bon calcul des indemnités kilométriques, c’est donc à la fois un gain de temps, d’argent et une meilleure gestion administrative. 🚀
Téléchargez notre modèle de calcul kilométrique (gratuit)
Pour vous faciliter la tâche, nous mettons à votre disposition un modèle Excel gratuit pour effectuer votre calcul indemnité kilométrique. Ce fichier pré-rempli vous permet :
- d’enregistrer chaque déplacement professionnel,
- de suivre automatiquement vos distances cumulées,
- et d’obtenir en un clic votre montant total d’indemnités selon le barème en vigueur.
Il vous suffit d’indiquer vos trajets, la puissance de votre véhicule et le kilométrage parcouru. Le modèle calcule instantanément vos frais kilométriques sans risque d’erreur !
Les assurances à souscrire
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Les obligations légales à respecter
Avez-vous complété votre DUE ?
La Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) est un écrit par lequel l’employeur s’engage à accorder aux salariés un avantage supplémentaire par rapport à ce que prévoient les accords collectifs ou les contrats de travail (primes, jours de congés…).
Ce type de décision ne donne, en principe, pas lieu à une négociation avec les représentants du personnel, ni à un référendum auprès des salariés.
Les dispositions de la DUE n’engagent que l’employeur sans mettre d’obligations à la charge des salariés. Elles ne peuvent pas être moins favorables au salarié que les lois, règlements et accords collectifs et contrats de travail.
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Ce type de décision ne donne, en principe, pas lieu à une négociation avec les représentants du personnel, ni à un référendum auprès des salariés.
Les dispositions de la DUE n’engagent que l’employeur sans mettre d’obligations à la charge des salariés. Elles ne peuvent pas être moins favorables au salarié que les lois, règlements et accords collectifs et contrats de travail.
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Avez-vous complété le DUER ?
L'employeur doit élaborer et tenir à jour un Document unique d'évaluation des risques (DUER) qui recense l'ensemble des risques pour la santé et la sécurité du personnel dans l'entreprise.
Instauré en 2001, ce document est obligatoire dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité.
L’employeur doit informer les salariés par affichage dans l'entreprise du lieu de consultation du document.
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Instauré en 2001, ce document est obligatoire dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité.
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Affichages obligatoires sur le lieu de travail
L'employeur a l'obligation d'afficher certaines informations dans des lieux facilement accessibles aux salariés, sous peine de sanctions pénales.
Exemples : Horaires collectifs de travail, repos hebdomadaire, dérogations aux horaires de travail, ordre des départs en congés, inspection du travail, etc.
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Mise en place d'un règlement intérieur
La mise en place d’un règlement intérieur (RI) est obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus. Le règlement intérieur est un document écrit par l'employeur, qui liste les droits et obligations des salariés dans l'entreprise. Il porte limitativement sur :
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- La réglementation en matière d'hygiène et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement.
- Les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.
- Il énonce également les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, ainsi qu'à l'égalité professionnelle, aux agissements sexistes et aux harcèlements moral et sexuel.
- Toute clause ne relevant pas de ces domaines exclusifs ou contraire aux lois, règlements et dispositions conventionnelles, doit être écartée.
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SideCare vous aide à entrer en conformité sociale
En France, l’environnement réglementaire et législatif des entreprises est en constante évolution. Or, les petites et moyennes entreprises (TPE / PME) n’ont pas souvent les compétences juridiques nécessaires pour y faire face. Elles sont donc particulièrement exposées aux risques financiers et juridiques.
En effet, un contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail peut se chiffrer en milliers d’euros de pénalités et redressement. De telles sommes peuvent mettre en péril l’avenir d’une entreprise simplement pour des erreurs non décelées ou considérées comme secondaires. Une mutuelle collective non souscrite, ou une pièce justificative manquante (dispense salariée par exemple), sont des erreurs courantes qui peuvent coûter cher.
C’est donc un enjeu clé pour les TPE / PME sur lequel la plateforme SideCare peut apporter une aide précieuse. Sans remplacer le travail d’un juriste d’entreprise, la plateforme SideCare vous liste les éléments qui sont obligatoires (assurances, documents) et vous aide à entrer en conformité. Enfin, SideCare permet de regrouper tous vos salariés sur sa plateforme et vous permet de suivre les affiliations et les dispenses mais également la gestion de l'onboarding, offboarding, des absences et de tous les éléments variables de paie. Commencez par vous créer un compte pour accéder à notre plateforme. C’est un service gratuit et sans engagement.
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