Modèle de document note de frais
Voici un modèle de document de note de frais, qui vous permet de recenser vos dépenses professionnelles et vous faire rembourser par votre employeur.
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Onboarding / Offboarding
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Congés et Absences
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Éléments Variables de Paie
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document qui permet aux collaborateurs d’obtenir le remboursement des frais professionnels, c’est-à-dire des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise ou de votre employeur. Sont considérés comme des frais professionnels :
- les frais de déplacement
- les frais d’achat ou de réparation du matériel professionnel
- les frais de logements
- les frais de repas
Ces frais sont obligatoirement remboursés par l’employeur et la note de frais fait donc office de justificatif. Trois méthodes de remboursement sont utilisées par l’employeur :
- Le forfait : Dans le cas des frais de déplacement ou de logement
- Déduction forfaitaire sur le salaire brut : Par exemple pour les journalistes ou les VRP (vendeur, représentant, placier)
- Frais réels : L’employeur rembourse directement les dépenses engagées. C’est dans ce cas précis que la note de frais est indispensable
Il convient de préciser que pour obtenir le remboursement, la note de frais doit répondre à certaines conditions, à savoir :
- Ne contenir que les dépenses engagées pour les besoins de l’activité professionnelle
- Être proportionné, c’est-à-dire que les montants ne doivent pas être abusifs
- Être justifié par des factures
Que doit contenir une note de frais ?
La note de frais de notre modèle contient toutes les informations indispensables, pour justifier les dépenses professionnelles. Elle se présente sous la forme d’un tableau qui contient l’identité et le poste du salarié concerné. Ensuite, il vous faut préciser :
- La date à laquelle a eu lieu la dépense
- La nature de la dépense, quatre colonnes sont disponibles :
- Déplacement : vous devez préciser le nombre de kilomètres parcourus et le montant de l’indemnité
- Repas
- Hébergement
- Autres
- Pour chaque dépense professionnelle, vous devez fournir une description aussi précise que possible, dans la colonne dédiée
- Dans la dernière colonne, vous devez indiquer le sous-total en euros des frais professionnels
Enfin, notez qu’il est dans votre intérêt de bien détailler en description la nature et les circonstances de vos dépenses professionnelles. En effet, si les remboursements de frais professionnels sont exonérés de cotisations sociales, les notes de frais peuvent faire l’objet d’un examen attentif lors d’un contrôle d’URSSAF et vous vous exposez à des sanctions en cas d’abus ou de manquement.
N'hésitez pas à télécharger notre modèle de note de frais (gratuit) ci-dessous 🤩!
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Les obligations légales à respecter
Avez-vous complété votre DUE ?
La Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) est un écrit par lequel l’employeur s’engage à accorder aux salariés un avantage supplémentaire par rapport à ce que prévoient les accords collectifs ou les contrats de travail (primes, jours de congés…).
Ce type de décision ne donne, en principe, pas lieu à une négociation avec les représentants du personnel, ni à un référendum auprès des salariés.
Les dispositions de la DUE n’engagent que l’employeur sans mettre d’obligations à la charge des salariés. Elles ne peuvent pas être moins favorables au salarié que les lois, règlements et accords collectifs et contrats de travail.
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Avez-vous complété le DUER ?
L'employeur doit élaborer et tenir à jour un Document unique d'évaluation des risques (DUER) qui recense l'ensemble des risques pour la santé et la sécurité du personnel dans l'entreprise.
Instauré en 2001, ce document est obligatoire dans toutes les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité.
L’employeur doit informer les salariés par affichage dans l'entreprise du lieu de consultation du document.
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Affichages obligatoires sur le lieu de travail
L'employeur a l'obligation d'afficher certaines informations dans des lieux facilement accessibles aux salariés, sous peine de sanctions pénales. Exemples : Horaires collectifs de travail, repos hebdomadaire, dérogations aux horaires de travail, ordre des départs en congés, inspection du travail, etc.
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Mise en place d'un règlement intérieur
La mise en place d’un règlement intérieur (RI) est obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus. Le règlement intérieur est un document écrit par l'employeur, qui liste les droits et obligations des salariés dans l'entreprise. Il porte limitativement sur :
- La réglementation en matière d'hygiène et de sécurité dans l'entreprise ou l'établissement.
- Les règles générales et permanentes relatives à la discipline, notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.
- Il énonce également les dispositions relatives aux droits de la défense des salariés, ainsi qu'à l'égalité professionnelle, aux agissements sexistes et aux harcèlements moral et sexuel.
- Toute clause ne relevant pas de ces domaines exclusifs ou contraire aux lois, règlements et dispositions conventionnelles, doit être écartée.
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SideCare vous aide à entrer en conformité sociale
En France, l’environnement réglementaire et législatif des entreprises est en constante évolution. Or, les petites et moyennes entreprises (TPE / PME) n’ont pas souvent les compétences juridiques nécessaires pour y faire face. Elles sont donc particulièrement exposées aux risques financiers et juridiques.
En effet, un contrôle de l’URSSAF ou de l’inspection du travail peut se chiffrer en milliers d’euros de pénalités et redressement. De telles sommes peuvent mettre en péril l’avenir d’une entreprise simplement pour des erreurs non décelées ou considérées comme secondaires. Une mutuelle collective non souscrite, ou une pièce justificative manquante (dispense salariée par exemple), sont des erreurs courantes qui peuvent coûter cher.
C’est donc un enjeu clé pour les TPE / PME sur lequel la plateforme SideCare peut apporter une aide précieuse. Sans remplacer le travail d’un juriste d’entreprise, la plateforme SideCare vous liste les éléments qui sont obligatoires (assurances, documents) et vous aide à entrer en conformité. Enfin, SideCare permet de regrouper tous vos salariés sur sa plateforme et vous permet de suivre les affiliations et les dispenses mais également la gestion de l'onboarding, offboarding, des absences et de tous les éléments variables de paie. Commencez par vous créer un compte pour accéder à notre plateforme. C’est un service gratuit et sans engagement.