Information de la mise en place de la déclaration unilatérale de l'employeur (DUE)

L'obligation d'information du Comité social économique, s'il existe :

Du fait du caractère collectif et obligatoire de cette garantie, qui a donc les caractéristiques d'un élément de rémunération, la mise en place d'une complémentaire santé entre dans le champ des attributions professionnelles du Comité social économique (CSE) ou du comité d'entreprise (CE), puisqu'elle affecte les conditions de travail.

La décision de l'employeur ne peut être arrêtée que s'il a recueilli son avis sur le projet de DUE. 

Toutefois, l'avis de ces instances n'est que consultatif, c'est-à-dire que si leur avis est défavorable, l'employeur n'aura aucune obligation de modifier son projet de DUE.

L'obligation d'information de l'ensemble des salariés :

Ces derniers devront être informés individuellement et recevoir un exemplaire écrit de la DUE.

Cette condition est très importante car elle sera vérifiée en cas de contrôle de l'URSSAF.  L'employeur doit donc anticiper ce point, prévoir une preuve de remise au salarié et la conserver.

L'employeur peut se ménager une preuve de remise de 3 manières :

• Constitution d'une liste d'émargement
• Signature d'une décharge individuelle
• Envoi par courrier recommandé avec accusé de réception (option à privilégier pour informer les salariés absents dans l'entreprise pour cause de maladie ou de congés).

La même exigence s'applique pour les nouveaux membres du personnel, qui devront, lors de leur embauche, être informés de cette DUE et en recevoir un exemplaire écrit.

L'employeur a également l'obligation de remettre aux salariés la notice d'information fournie par l'assureur. Et en cas de modification des prestations, la nouvelle notice devra également être remise à chacun des salariés.

Attention à l'information des salariés par email : même avec un accusé de réception ce n'est pas suffisant. Le renvoi d’un accusé de réception par le destinataire se fait après que celui-ci ait eu accès au contenu de l’email, et seulement si le destinataire souhaite renvoyer l’accusé de réception à l’expéditeur.