Module SIRH 100 % gratuit

Logiciel de notes de frais gratuit

Notes de frais, justificatifs et indemnités kilométriques calculées au barème fiscal, validés par les managers et transmis à la paie sans tableur.

Je gère mes notes de frais S'inscrire au webinaire

0 € pour toute la vie, sans engagement.

Gestion des notes de frais dans le SIRH SideCare

Comment fonctionne le module notes de frais ?

Vos salariés déclarent leurs notes de frais

Depuis son espace ou l'application mobile, chaque collaborateur crée sa note de frais : date, catégorie, montant, TVA payée et justificatifs (jusqu'à 5 documents).

Déplacement, repas, panier repas, télétravail, téléphonie, matériel, déménagement…

TVA détaillée par taux (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %)

Les RH peuvent aussi saisir une note de frais pour un salarié

Je centralise les notes de frais

Formulaire d'ajout d'une note de frais par un salarié

Les managers valident leur équipe

Les RH et les managers valident ou refusent les notes de frais de leurs collaborateurs, depuis le web ou l'application mobile. Le salarié est prévenu par email.

Chaque note a un statut clair : en attente de justificatif, en attente de validation, validée ou refusée.

Je valide les notes de frais

Tableau de suivi des notes de frais et de leurs statuts

Exportez notes de frais et justificatifs

Exportez les notes de frais au format Excel ou CSV et téléchargez en un ZIP tous les justificatifs, rangés par salarié.

Les notes validées remontent dans la pré-clôture de paie et dans l'export SILAE, avec une colonne par catégorie.

Export des notes de frais en CSV et des justificatifs en ZIP

Des indemnités kilométriques calculées pour vous

Fini le tableur et le barème à recopier. Le salarié saisit ses trajets, SideCare applique le barème fiscal et produit le justificatif.

Les véhicules du salarié

Voiture ou moto, puissance fiscale, véhicule 100 % électrique et carte grise : chaque salarié enregistre ses véhicules une fois pour toutes.

Le barème fiscal officiel

Le barème kilométrique en vigueur est appliqué selon le véhicule, la puissance fiscale et la distance parcourue.

Majoration électrique

Pour un véhicule 100 % électrique, le montant est automatiquement majoré de 20 %, comme le prévoit le barème.

Trajet par trajet

Date, départ, arrivée, distance, aller-retour et motif : jusqu'à 100 trajets par demande, avec un total des kilomètres en direct.

Un récapitulatif PDF automatique

Chaque calcul génère une note de frais avec, en justificatif, un PDF qui détaille le véhicule, les trajets et le barème appliqué.

Un calcul qui ne bouge plus

Le barème et les caractéristiques du véhicule sont figés au moment du calcul. Un véhicule déjà utilisé ne peut plus être modifié, seulement archivé.

Tout ce que le module notes de frais fait pour vous

Relance des justificatifs

Le 20 de chaque mois, les salariés dont une note attend encore un justificatif sont relancés par email. Les RH peuvent aussi les relancer à tout moment.

Les RH prévenus

Les RH reçoivent un email à chaque nouvelle note de frais, et peuvent désactiver cette notification.

Sur l'application mobile

Les salariés déclarent leurs notes et ajoutent leurs justificatifs depuis l'application SideCare. Les managers y valident celles de leur équipe.

Des statistiques de dépenses

Montant total, note moyenne, évolution mois par mois et répartition par catégorie et par salarié.

Votre expert-comptable dans la boucle

Depuis son espace SideCare, votre expert-comptable consulte les notes de frais, les exporte et prépare la clôture de paie.

Des notes figées à la clôture

Une note de frais rattachée à une clôture de paie ne peut plus être modifiée, validée ou refusée.

Vos questions, nos réponses

Qui peut créer et valider une note de frais ?

Les salariés et les RH peuvent créer une note de frais. Les RH et les managers (pour leur équipe) la valident ou la refusent.

Comment sont calculées les indemnités kilométriques ?

Le salarié choisit son véhicule et saisit ses trajets. SideCare applique le barème kilométrique fiscal selon le type de véhicule, la puissance fiscale et la distance, avec une majoration de 20 % pour les véhicules 100 % électriques.

Peut-on déclarer ses notes de frais depuis un téléphone ?

Oui. L'application mobile SideCare permet de créer une note de frais, d'y ajouter ses justificatifs et, pour un manager, de valider celles de son équipe. Le calcul des indemnités kilométriques se fait depuis le web.

Comment transmettre les justificatifs à mon expert-comptable ?

Un export ZIP regroupe tous les justificatifs, en plus des exports Excel et CSV. Votre expert-comptable peut aussi les consulter directement depuis son espace SideCare.