Notes de frais, toutes les informations à connaître

Qu’est-ce qu’une note de frais

Les notes de frais sont le plus souvent édités par les salariés de l’entreprise. Elles leur permettent de se faire rembourser de frais professionnels (déplacement, restauration, charges exceptionnelles, etc..) pendant l’exercice de leurs fonctions.

Bien sûr pour se faire rembourser certaines règles classiques sont à respecter :

• Chaque note de frais possède son justificatif
• Bien conserver chacun des justificatifs d’achat

Comment faire une note de frais ?

En tant qu’employé vous pouvez être mené à éditer vos propres notes de frais.
Voici l’ensemble des informations qui doivent obligatoirement être stipulées pour créer une note de frais et que vous puissiez être remboursé sans encombre :

Deux types de remboursement possibles

Si votre salarié présente une note de frais respectant les conditions vues ci-dessus, alors en tant qu’employeur, vous pouvez procéder au remboursement de cette note de frais.

Le remboursement “frais réels”

On retrouve parfois ce terme pour le remboursement des frais de santé. Comme son nom l’indique, l’entreprise rembourse les frais engagés par le salarié. Cette méthode est très souvent utilisée pour des notes de frais ponctuelles

Le remboursement forfaitaire

Ce type de remboursement est généralement utilisé lorsque certaines dépenses sont amenées à se répéter dans le même mois. On parle aussi de « frais forfaitaires », ou encore d’« allocations forfaitaires ».

Les notes de frais et hoggo

Pour gérer vos notes de frais plus facilement et de manière plus automatisées vous pouvez activer notre module “événement variable de paie” (si disponible) dans vos paramètres après vous être inscrit.