Comment mettre en place une mutuelle collective ?

Les étapes à suivre par l’employeur, afin de mettre en place une mutuelle collective

Tout d’abord, rappelons que si la mise en place d’une mutuelle d’entreprise est une obligation pour l’employeur, celui-ci demeure libre de choisir la mutuelle qui lui convient, du moment qu’il respecte quelques exigences légales :

• Choisir une mutuelle qui prend en charge le panier de soins
• Financer 50% de la cotisation
• Respecter les règles imposées par la convention collective des différents secteurs d’activité

Une fois que vous avez pris connaissance de ces obligations, vous devez suivre le parcours suivant :

Avertir le conseil économique et social

Avant toute initiative, vous devez absolument consulter le CSE, seule instance qui représente vos salariés. C’est une étape importante pour connaître les besoins et revendications de vos collaborateurs, bien que rien ne vous oblige à suivre l’avis du CSE. Nous en parlons plus en profondeur ici.

Rédiger et signer l’acte fondateur du régime de mutuelle collective

Celui-ci doit notamment contenir :

Trouver un accord pour mettre en place le régime

L’employeur peut utiliser trois moyens pour instaurer la mutuelle d’entreprise :

• La décision unilatérale de l’employeur ou DUE : Elle vous évite d’avoir à consulter vos partenaires sociaux, mais vous oblige à informer par écrit chaque collaborateur. A noter qu’en cas d’éventuels changement de contrat, vous pourrez utiliser une des 3 options pour le ratifier. Consultez cet article pour en savoir plus sur la DUE.
• Le référendum : Celui-ci doit être confirmé par la majorité des salariés concernés. Pour toutes modifications vous pourrez voter un nouveau référendum ou utiliser un accord collectif.
• L’accord collectif: Un accord collectif résulte d'un dialogue et ne peut être conclu qu'entre l'employeur et les organisations syndicales des salariés. La décision de l'accord collectif concerne l'ensemble des collaborateurs. Il doit ensuite être mis en ligne sur le site TéléAccord, afin d'être validé par la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités. Les modifications se feront également par accord collectif.

Transmettre l’ensemble des documents requis aux collaborateurs

Conformément à votre devoir d’information envers les salariés, vous devez fournir à l’ensemble du personnel la notice détaillant les modalités de la mutuelle d’entreprise, que vous a fourni l’assureur. Mais ce n’est pas tout, il leur faut également une copie de l’acte instituant la mutuelle, ainsi qu’un bulletin d’adhésion.

Que faire après la mise en place de la mutuelle collective ?

Vous avez enfin réussi à mettre en place votre mutuelle d’entreprise, il ne vous reste qu’à régler deux formalités, afin que les informations circulent correctement entre l’organisme assureur et l’entreprise :

• Notifier le gestionnaire de paie: Afin que les paiements des cotisations soient bien inscrits et détaillés sur les bulletins de paie.
• Instaurer la déclaration sociales nominative ou DSN: Elle permet de rassembler les données sociales des collaborateurs sur un document unique.